財務や会計資料作成の基本「総勘定元帳」を作成しよう

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財務や会計資料作成の基本「総勘定元帳」を作成しよう

経理業務ではさまざまな帳簿を扱いますが、その中でも総勘定元帳は重要な帳簿のひとつ。期末には、この帳簿をもとに貸借対照表や損益計算書などの決算書類を作成します。では、総勘定元帳とはどのようなものなのでしょうか。その役割や作成方法を正しく理解しておきましょう。

<目次>

仕訳帳と総勘定元帳は必須帳簿

いわゆる帳簿と呼ばれるものには「主要簿」と「補助簿」があり、仕訳帳と総勘定元帳のことを「主要簿」といいます。補助簿は事業内容や必要に応じて作るものですが、主要簿はどんな会社であっても必ず作成しなければなりません。

<主要簿>
仕訳帳、総勘定元帳
<補助簿>
現金出納帳、預金出納帳、仕入れ帳、売上帳、得意先元帳など

仕訳帳も総勘定元帳も、共にすべての取引を記録するという意味では同じ。仕訳帳が日々どのような取引があったのかを、発生順に記録していく日記のような帳簿であるのに対し、総勘定元帳(単に「元帳」と呼ぶこともある)は、日記を再編集した整理ノートのようなものです。
会計では「取引が発生したら仕訳する→仕訳帳に記入する→総勘定元帳に転記する」という流れになります。互いの情報(金額)はリンクしますので、会計ソフトを使っている場合には、正しく仕訳の入力ができてさえいれば自動的に総勘定元帳も作成されることになります。

総勘定元帳で経営状態を把握

では、なぜ総勘定元帳が必要なのか考えてみましょう。
日々の取引を仕訳して記入する仕訳帳には、複数の勘定科目が使われます。「現金」「仕入れ」「売上げ」などの取引が、時系列にずらっと並ぶことになり、当然ながら記録したデータは膨大になります。「今の時点で売上高はいくら?」「どれくらい通信費や交際費を使っている?」などを知りたいと思っても、あちこちにデータが散らばっていると情報を読み取るのは大変。手間もかかるし計算ミスも心配です。

そこで必要になってくるのが、現金なら現金だけ、仕入れなら仕入れだけというように勘定科目ごとに集計した帳簿で、これが総勘定元帳です。仕訳帳に記入されたすべてのデータを分解整理し、勘定科目ごとに勘定口座(帳簿上の場所のこと)を作ってまとめたもの、と考えるといいでしょう。
総勘定元帳では、特定の勘定科目の情報をスムーズに把握することができます。また、関係者への財務状況を報告したり、経営分析をしたりする際の材料としても必要不可欠な帳簿です。

<総勘定元帳の主な役割>

  1. 勘定科目ごとの取引状況を把握できる
  2. 勘定科目ごとの残高がすぐにわかる
  3. 試算表の作成が簡単にできる

仕訳帳からの転記の手順

仕訳帳に記入した取引内容を、整理して総勘定元帳に書き写すことを「転記」といいます。総勘定元帳の様式は標準式と残高式があり、転記する際に若干の違いはありますが結果は同じになります。

標準式

  1. 総勘定元帳にページ数を記入する。日付の欄には仕訳帳に記入した日付を記入する。
  2. 仕訳帳に記入した相手勘定科目を、該当する勘定口座の借方なら借方、貸方なら貸方と、
    対応させて記入する。
    ※相手勘定科目が2つ以上あった場合は「諸口」と記入する。
  3. 仕丁の欄には、転記の元となる仕訳帳のページを記入する。
  4. 仕訳帳をもとに借方、貸方の金額を記入する。
  5. 転記が完了したしるしとして、勘定口座のページ数を仕訳帳に記入する。

残高式

①~⑤は標準式と共通。

  1. 「借/貸」欄に、残高が借方の場合は「借」、残高が貸方の場合は「貸」と記入する。
  2. 残高欄に、借方と貸方の差額を記入する。

転記の際には、仕訳された金額が借方、貸方のどちらなのか間違えないよう注意しましょう。また、売掛金の振り込みで手数料が発生した場合などは勘定科目が2つになります。
このようなケースは複合仕訳といって、総勘定元帳に転記する際には記号的に「諸口」という言葉を使います。

まとめ

面倒な作業のように感じる総勘定元帳の作成ですが、会計ソフトを使えばそう難しいものではありません。一般的な会計ソフトでは、日々の取引を入力すると仕訳帳の作成から総勘定元帳への転記まで自動で作成されます。ただし、税務調査が入った場合に総勘定元帳は細かくチェックされる対象となるので、日頃から間違いなく処理することを心がけましょう。
総勘定元帳の保存期間は7年と定められています。印刷したら勘定科目ごとに色分けしたり、シールを貼ったりしてファイリングしておくと管理しやすくて便利です。

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