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領収書を紛失!領収書が無い場合の対処法

2015/08/13

決算申告に必要な添付書類のひとつとして挙げられる「領収書」。これは、経費の内容や金額、支払先をあきらかにするための証拠書類となります。
後ほど経費として処理するために必要となり、形式よりも、どんな取り引きが行われたのかを実質的に証明できるかどうか、というところが鍵です。
実際の申告の際に提出する必要はありませんが、7年間の保管が義務付けられていて、万が一税務調査が入った時に証拠書類がないと、税務署から経費率や過少申告などが疑われてしまい、追徴課税や重加算税のペナルティを受けることがあります。

基本的には、領収書がないと経費として認められることは難しくなります。
しかし、諦めるのはまだ早いです。実は領収書を紛失した場合でも、経費計上できる対処法があるのです。

<目次>

レシートで代用!

領収書の発行を頼み忘れた場合や、誤って破棄・紛失してしまった場合には、レシートで代用することができます。むしろ手書きの領収書に比べ、機械化されたレシートの方が、改ざん精度が低いだけでなく、購入明細が記載されているため、事業目的の支出であることを明確にできる点から、税務署からの信用が高い証明書類として判断されています。
ただ、レシートは感熱紙のため、長期間保存で文字が薄くなり読めなくなる可能性があります。コピーをとるなどして、大切に保管しましょう。

再発行・購入証明書発行の依頼をする

購入したお店で領収書を再発行してもらえるか相談しましょう。
難しい場合でも、企業や店舗によって購入したことを証明する書類を発行してくれることがあります。「領収証明書」や「支払証明書」と呼ばれるもので、これらは有料となることがほとんどです。

出金伝票で対応

出金伝票とは、事業者が支払いを行った際に作成する書類のひとつ。
書式として特に規定はありませんが、最低限「支払いの日付」「支払いの相手先名称」「支払い金額」「支払い目的や品物・サービス内容」を明記しておかなくてはなりません。

出金伝票のみでは経費として認められる可能性は低くなりますが、証明になりそうな関連書類(契約書や納品書、請求書など)を併せて保管しておけば、認められる可能性は高くなります。ただし、回数が多くなると税務署から厳しくチェックを受けることがあるので、緊急手段として考えるのが無難です。

出金伝票の書式に規定はありませんが、支払い日、支払い先、支払い金額、支払い目的や内容を記載しておくことが必要です。さらに、現金出納帳へも記帳することで信憑性の高い書類となります。

以下のような、そもそも領収書が発行されない場合も、出金伝票で代用することが可能です。

1.取り引き先の結婚式のご祝儀や葬式の慶弔費
2.事業に関係する交通費や顧客用に自動販売機で購入した飲み物代

いずれの場合も、証明書類(招待状やお礼状)があれば、併せて保管しましょう

通帳記帳を領収書の代わりに使用する

領収書や請求書がなくても、銀行取引であれば通帳に記録が残るので代替できます。
銀行から引き落としで経費を支払っている公共料金や通信費などは、できるだけ通帳とともに請求書を保管しておくとよいでしょう。

まとめ

領収書の記載事項は、法律では規定されていません。しかし、後の決算申告のことを考えると「作成者」「作成日付」「取引内容」「金額」「相手先」は必須事項として確認しておきたいもの。逆にいえば、これらが記載されているものなら、経費計上を認めてもらいやすいということです。
もし領収書を紛失した、もらい忘れた、などということがあれば、諦める前に代用できるものがないか確認しましょう。そして再発行が可能かどうかを相談してください。
もちろん、毎回きちんと領収書をもらって適宜保管することが大前提です。

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