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【法定調書】作成と提出、マイナンバー導入後の変更点

2016/01/05

年末調整が終わってホッとする間もなく、1月になると「法定調書」の提出シーズンがやってきます。この1年間、誰にどれだけ支払ったのかを記した源泉徴収票や支払い調書は、法定調書のなかでも代表的なもの。平成28年1月からはマイナンバー制度も施行・利用開始となるので、記載方法の変更点などにも注意しながら正しく作成・提出しましょう。

そもそも、法定調書とは?

所得税法や租税特別措置法などの法律によって税務署への提出が義務づけられている書類を、総称して「法定調書」といいます。
ひとくちに法定調書といっても、その数は実に61種(平成27年4月現在、施行前のものも含む)と非常に多く、所得税法に関連したものだけで44種類もありますので、ここでは主要とされる3種類の法定調書とその提出義務者について整理しておきます。

<主な法定調書と提出義務者>

1)給与所得の源泉徴収票
給料、賃金、賞与など、給与の支払った者
2)退職所得の源泉徴収票・特別徴収票
法人の役員等に対する退職手当、一時恩給などの支払った者
3)報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書
税理士、弁護士、外交員、フリーランス等への報酬や契約金などの支払った者

このほか、よく使われる法定調書には、不動産等の借り受け・譲渡・あっせんに関する支払い調書などがあります。

マイナンバー対応が求められる法定調書は?

いわゆるマイナンバーが導入されると、2016年(平成28年)1月1日以降に税務署へ提出する法定調書には、「個人番号」や「法人番号」を記載しなければなりません。

  • 給与所得の源泉徴収票
  • 退職所得の源泉徴収票
  • 報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書
  • 配当、剰余金の分配および基金利息の支払い調書
  • 不動産の使用料等の支払調書
  • 不動産等の譲り受けの対価の支払調書
  • 不動産等の売買または貸付のあっせん手数料の支払調書
  • 給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表(給与支払い報告書)

マイナンバー対応が猶予されるものもある

ただし、源泉徴収のうち、「利子所得」「配当所得」「公的年金」に関する20種類の法定調書については、猶予規定が設けられています。
これらを除いた法定調書「給与所得」「退職所得」「報酬・料金等」の源泉徴収については、マイナンバーの記載が求められます。

法定調書の作成方法と流れ

では、具体的にどのようにして法定調書を作成していけばいいのでしょうか? 一般的な事務の流れを追ってみましょう。

STEP 01

事前準備

必要な法定調書の様式を確認し、必要な会計記録(元帳など)、取引先リスト、年末調整資料などを準備しておきます。支払い先が個人事業主の場合は、マイナンバーを提供してもらう必要がありますが、法人の場合は国税庁HPで公表されているので直接提供してもらう必要はありません。また、税務署HPで公開されている「給与所得の給与所得の源泉徴収票等の法定調書の作成と提出の手引」も参考になりますので、目を通しておきましょう。

STEP 02

一年間の集計

受給者ごとに支払の事実や金額を確認しながら、12カ月分の集計を行います。未払のものも支払いが確定していれば、支払金額として集計してください。消費税については、原則として「税込の支払額」で集計します。

STEP 03

法定調書に記載

源泉徴収票については、マイナンバー対応となります。具体的には、「支払いを受ける者」「控除対象配偶者・控除対象扶養親族」の欄に「個人番号(12桁)」の項目が加わります。また、「支払者」の欄にも、「個人番号または法人番号(13桁)」を記載することになります。
支払調書については、事前に提供してもらった支払い先のマイナンバーを記載します。

合計金額記載のみで済むケース

事業の規模が大きくなると、すべての源泉徴収票や支払い調書を整えることは現実的ではありません。そのため提出範囲が定められており、下記に該当する場合には、合計表への合計金額記載のみでOKとなっています。

  • 給与(年末調整をしている場合)については、役員は年間の給与等の支払金額が150万円以下、従業員は年間の給与等の支払金額が500万円以下
  • 報酬(税理士・社労士・弁護士など)については、同一の者に対する年間の支払金額合計5万円以下
  • 不動産の使用料(家賃等)については、原則として同一の者に対する年間の支払金額合計15万円以下

提出期限と提出先

法定調書の提出期限は、原則として支払いが確定した翌年1月31日まで(※平成27年分については、平成28年2月1日(月)まで)となっています。以下の3点を揃えて、事業所を管轄する税務署長に提出しましょう。

  1. 給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表
  2. 給与所得者の源泉徴収票
  3. 支払い調書

持参、郵送、インターネットを利用したe-Tax(国税電子申告・納税システム)のほか、CDやDVDによる提出も可能です。初めて光ディスク等により提出する場合には、事前に承認申請手続が必要となるので注意してください。

また、給与支払報告書・特別徴収票については関係市区町村長に提出しなければなりません。これまでは従業員が居住する市町村に支払調書を郵送、源泉徴収票は税務署へ提出…となっていましたが、マイナンバー導入後の電子申告では個人番号とともにオンラインで自動的に各市町村に情報が伝達されることになり、業務の効率化を図ることができます。

まとめ

個人事業主や一般法人がよく使っている源泉徴収票や支払調書にも、今後はマイナンバーの記入が必要になってきます。法定調書をスムーズに作成し、期限までに提出できるよう事前に準備しておきましょう。期限までに提出しなかったり、偽りの記載をして提出したりすると罰則が科せられますので要注意!
マイナンバーについては、通知カードの配達遅れや制度そのものへの抵抗なども問題視されていますが、運用開始は目の前に迫っています。判断に迷ったり困ったりした場合は、専門家に相談して冷静に対処するのがベターです。

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