経営者が知っておきたい「記帳代行」活用法

事業の経営状態をタイムリーに把握し、スムーズな税務申告を行うためには「帳簿つけ」は必要不可欠です。しかし、忙しさに追われて何カ月も帳簿をつけなかったり、申告間近に慌ててしまったりという経営者は少なくありません。また、会計ソフトを使って自力でやってみたけれど、専門知識がないと難しくて困った……というのもよくある話。そんな悩みを解決してくれるのが「記帳代行」です。

記帳代行サービスを活用しよう

会社の収入金額、支出金額に関する日々の取引を会計帳簿に記録することを「記帳」といいますが、これらの業務を代行するのが記帳代行サービスです。預金通帳や請求書、領収書などの資料を業者に渡して、帳簿を作成してもらうことができます。
ひとくちに帳簿といっても、日々の現金の出し入れを記帳する「現金出納帳」、預金口座の出入金を管理する「預金出納帳」をはじめ、業種によっては売り上げの回収を記帳する「売掛帳」や仕入れ関係の「買掛帳」など種類はいろいろ。そして、これらの帳簿を元にまとめる「総勘定元帳」は、決算の際に必ず作成しなければなりません。
自力で記帳を行うべきか、記帳代行サービスを利用した方がいいのか、判断はそれぞれですが、記帳代行は経理業務のアウトソーシングとして有効です。いわば記帳代行は社外の経理担当、と考えると良いでしょう。

記帳代行はどこに依頼すればいい？

では、記帳代行を頼む場合、どのように依頼先を選べばいいでしょうか。実は、記帳代行を行うのに特に資格は必要ありません。実際に、インターネットで「記帳代行」を検索してみればわかりますが、税理士事務所や会計士事務所、行政書士事務所などのいわゆる「士業」のほかにも、記帳代行を請け負う業者が多数存在しています。
その中には、無資格の記帳代行業者も含まれます。料金も安くて便利に使えるかもしれませんが、知識や経験に違いがあることを知っておきましょう。また、決算申告は納税者本人か税理士しかできないものなので「決算申告までOK」という表記がされていたら、違法行為にあたらないか内容をよく確認しましょう。
起業当初などは、できるだけ経費を抑えようとして料金に気を取られがちですが、実績や最終的な責任まで考えて信頼できる依頼先を選ぶことが大切です。

専門業者に依頼するメリットとは

個人事業主や小規模の起業では、社長自ら帳簿つけを行っていることが珍しくありません。税務のことは詳しくなくても、自分しかやる人がいないという場合も多いでしょう。しかし、社長の役割は本来の事業を伸ばすこと。伝票とにらめっこしているだけでは、売り上げはあがりません。記帳代行業者を活用すれば帳簿付けの煩わしさがなくなり、業務全体のスピードアップ＆効率アップを図ることもできます。
現在は記帳代行サービスを専門に行う個人・法人も多数存在します。基本的に記帳業務は月単位なので、依頼先との契約期間などに定めがなければ、比較的簡単に業者を変更できます。「契約したけれど対応に不満がある」というときには解約し、自分に合う別の代行業者を探してみるのもいいでしょう。なお、記帳代行の業者が変わっても、記帳自体が正しく行われていれば決算申告には支障ありません。

記帳代行サービスの主なメリット

1. 帳簿付けから開放され、本業に専念できる
2. 出入金伝票や領収書、通帳のコピーを業者に渡すだけなので簡単
3. 経理の人件費を削減。帳簿作成だけに特化すれば比較的低コストで済む
4. 作業がスピーディー。結果を即、業務に活かせる
5. 比較的簡単に記帳代行業者の変更が可能

税理士が記帳代行を行うメリット

記帳と決算申告は、切っても切れない関係にあり、記帳なくして決算申告はありません。また、納税者本人が決算申告を行うことも可能ですが、税理士に記帳代行を依頼すれば、日常的な記帳から年一回の決算申告まで一貫して把握することが可能であり、最も理想的といえるでしょう。また、税理士がチェックし押印した帳簿や決算申告は、税務署に対しても「この税理士が責任を持って作成した」という信頼の印となるので、大きなメリットといえます。
記帳代行を通じて税理士から経理ノウハウを得て蓄積しておけば、ゆくゆく事業が拡大して経理担当を雇うようになったとき、帳簿付けや月次決算がラクになるでしょう。設立まもない会社で経理担当を雇う余裕がないというときこそ、むしろ税理士に面倒を見てもらうのが得策です。

税理士に記帳代行を依頼する主なメリット

1. 節税ポイントを押さえた記帳ができ、余計な税金を払わずに済む
2. 毎年改正される税制や法律に、速やかに対応できる
3. 税務調査が入っても慌てない。困らない
4. 記帳を通じて日頃から経営状態などを相談できる
5. 記帳を通じて会計ノウハウを蓄積できる

まとめ

記帳代行の依頼先は税理士だけに限りません。現在は記帳代行サービスを主業務とする個人事業、法人も多数登場するなど選択肢が広がってきました。
それぞれメリット・デメリットも異なります。料金重視なのか、サポートにもこだわりたいのか、決算まで一貫してフォローしてもらいたいのか……等々、まずは自社に合っているのはどんな依頼先なのかをよく考えて検討しましょう。業務遂行のクオリティや税務に関する専門知識の高さ、信頼性で選ぶなら、税理士に依頼するのが確実です。